Algemene voorwaarden: hoe goed gebruik ervan jouw onderneming beschermt

In de wereld van ondernemerschap is het gebruik van algemene voorwaarden essentieel, maar helaas vaak onderschat. Investeren in op maat gemaakte algemene voorwaarden bespaart niet alleen tijd, maar ook juridische kosten achteraf omdat de kans op geschillen simpelweg kleiner wordt. Toch gaat het in de praktijk vaak mis bij het toepassen van algemene voorwaarden. In dit artikel onthult Priscilla Otte van PRIO Juridisch Advies & Incasso de belangrijkste voordelen van op maat gemaakte algemene voorwaarden en de juiste stappen om ze effectief toe te passen.

De voordelen van algemene voorwaarden
Het gebruik van algemene voorwaarden kent veel voordelen, zoals:

  1. Voorkomen van geschillen
    Algemene voorwaarden zorgen voor duidelijkheid over de rechten en verplichtingen van partijen. Hierdoor worden misverstanden tussen partijen voorkomen. Algemene voorwaarden vullen eventuele hiaten in de wet aan en verminderen daarmee de kans op geschillen en kostbare juridische procedures.
  2. Risicobeperking
    Maatwerk algemene voorwaarden kunnen specifieke bepalingen bevatten die jou als ondernemer beschermen bij bijvoorbeeld wanbetaling, aansprakelijkheidskwesties of overmacht. Op maat gemaakte voorwaarden bieden dan ook optimale bescherming voor jouw onderneming wanneer ze goed worden toegepast.
  3. Tijdsbesparing
    Het gebruik van algemene voorwaarden biedt de mogelijkheid om cruciale bepalingen die in al jouw overeenkomsten staan te standaardiseren, zoals betalings- en levervoorwaarden, eigendomsvoorbehoud, garanties, aansprakelijkheidsbeperking en meer. Hierdoor hoef je niet bij elke overeenkomst opnieuw over dezelfde voorwaarden te onderhandelen, wat aanzienlijke tijdsbesparing oplevert.

Let op! Bij consumenten of kleine ondernemingen gelden specifieke regels en beschermingsbepalingen, waardoor bepaalde clausules niet in algemene voorwaarden mogen worden opgenomen. Laat je hierover altijd adviseren.

Hoe gebruik je algemene voorwaarden?
Om algemene voorwaarden goed te gebruiken, zijn er grofweg 3 stappen die moeten worden gevolgd:

  1. Tijdig van toepassing verklaren
    Algemene voorwaarden moeten voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst van toepassing worden verklaard. Een verwijzing op een factuur is vaak te laat. Het is cruciaal om de voorwaarden vroegtijdig van toepassing te verklaren, bijvoorbeeld bij een offerte.
  2. Aanvaarding door de contractspartij
    Na de toepassingsverklaring moeten de voorwaarden door jouw contractspartij worden aanvaard, dit kan uitdrukkelijk (door een bevestigende reactie) of stilzwijgend (door niet te protesteren en de overeenkomst uit te voeren).
  3. Voldoen aan de informatieplicht (kennisgeving):
    Tot slot moet de ondernemer zijn contractspartij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst een redelijke kans bieden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Het daadwerkelijk lezen van de voorwaarden is géén vereiste. Fysieke terhandstelling is de hoofdregel, maar onder omstandigheden kan dit ook per e-mail, mits de contractspartij hiermee heeft ingestemd als het geen volstrekt digitale overeenkomst is.

Let op! Als deze stappen niet worden gevolgd, zijn de algemene voorwaarden niet van toepassing of kan de wederpartij deze vernietigen. Dit resulteert in het terugvallen op wettelijke bepalingen zonder de specifiek op jouw onderneming afgestemde bescherming. Dit kan erg nadelig voor jouw onderneming uitpakken.

Conclusie
Op maat gemaakte algemene voorwaarden hebben daadwerkelijk toegevoegde waarde voor jouw onderneming. Wel moeten deze op de juiste manier worden gebruikt. De hiervoor genoemde regels zijn hoofdregels, met ruimte voor mogelijke uitzonderingen. Bij twijfel is het goed je te laten adviseren. Voor advies of het beoordelen of opstellen van algemene voorwaarden staat PRIO Juridisch advies & Incasso voor jou klaar.